จัดงานแต่งงานในโรงแรมอย่างไร ถึงจะเป็นมืออาชีพ
วิธีเตรียมงานแต่งงานถือเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญมากๆ สำหรับคู่บ่าวสาวเพราะจะขาดตกบกพร่องไม่ค่อยจะได้เลยเพราะว่ามีแขกเหรื่อยที่เป็นผู้หลักผู้หญิงกันค่อนข้างเยอะเลยทีเดียวค่ะ ฉะนั้น วิธีเตรียมงานแต่งงาน จึงมีความสำคัญ แต่วันนี้เราขอจัดเต็มในเรื่อง วิธีเตรียมงานแต่งงาน ในโรงแรมให้กับคู่บ่าวสาวอย่างมืออาชีพให้แก่คุณค่ะ มาดูกันซิว่าหากว่าคู่บ่าวสาวคิดที่จะจัดงานแต่งงานที่โรงแรมต้องมีการเตรียมอะไรบ้างเพื่อความรอบคอบรวมถึงการจำกับงบประมาณที่มีอยู่โดยที่ไม่เปิดงบบานปลายค่ะ นั้นเรามาดูคำแนะนำในวิธีเตรียมงานแต่งงานกันเลยดีกว่าค่ะ
วิธีเตรียมงานแต่งงาน ในโรงแรม
1. พูดคุยเบื้องต้น
- เมื่อเลือกโรงแรมที่สนใจจะใช้บริการจัดเลี้ยงได้แล้ว ขั้นตอนแรกคือ การทำนัดเข้าไปพบตัวแทนฝ่ายขายงานจัดเลี้ยงซึ่งโดยทั่วไปแทบทุกโรงแรมจะมีตัวแทนที่ดูแลด้านการจัดเลี้ยงแต่งงานโดยเฉพาะอยู่แล้ว ในการพูดคุยเบื้องต้นสิ่งที่ต้องเตรียมคือคำตอบในใจไปเท่านั้น
- เริ่มจากฤกษ์แต่งงาน แน่นอนว่าทางโรงแรมจะต้องมีคำถามเกี่ยวกับฤกษ์แต่งงานว่า เป็นวันไหนและช่วงไหน ถ้าวันนั้นห้องจัดเลี้ยงยังว่างอยู่แนะนำให้จองสิทธิ์ไว้ก่อนได้เลยเพราะวันดีของเราอาจเป็นวันดีของอีกหลายคู่เช่นกัน
- ประมาณจำนวนแขก ควรบอกจำนวนแขกคร่าวๆ เป็นตัวเลขกว้างๆ กับทางโรงแรมทราบ เพื่อดูว่าทางโรงแรมมีขนาดห้องจัดเลี้ยงที่เหมาะกับจำนวนแขกหรือเปล่า รวมถึงจะเป็นการง่ายต่อโรงแรมในการเสนอหรือแนะนำแพคเกจที่เหมาะสมกับขนาดงานเลี้ยง
- รูปแบบการจัดเลี้ยงที่ต้องการ บอกกับทางโรงแรมถึงรูปแบบการจัดเลี้ยงที่ต้องการ ค็อกเทล บุฟเฟ่ต์ หรือโต๊ะจีน ลองขอดูรูปห้องจัดเลี้ยงและรูปแบบงานเลี้ยงที่ทางโรงแรมเคยจัด รวมถึงขอเดินชมห้องจริงโดยราคาของการจัดเลี้ยงแต่ละแบบจะไม่เท่ากัน การพิจารณาจะขึ้นอยู่กับหลายเรื่องอาทิ จำนวนแขกขนาดของห้องจัดเลี้ยง ความชอบส่วนตัว ความต้องการของผู้ใหญ่ กลุ่มของแขกที่เชิญว่าเป็นแขกผู้ใหญ่หรือเป็นเพื่อนๆ ของเจ้าบ่าวเจ้าสาว ซึ่งสามารถขอรายละเอียดของราคาและรายการอาหารจากทางโรงแรมเพื่อนำกลับมาพิจารณาตัดสินใจที่บ้านได้ เพื่อความรอบคอบที่สำคัญอย่าลืมถามว่า สามารถนำอาหารจากข้างนอกเข้ามาจัดเลี้ยงในงานร่วมด้วยได้หรือไม่ ถ้านำเข้ามาได้ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมรึเปล่าเผื่อว่าคู่บ่าวสาวอาจต้องการนำร้านอาหารเจ้าโปรดเข้ามาจัดเลี้ยงในงานด้วย
- เครื่องดื่มในงานที่รวมอยู่ในแพคเกจเดียวกับอาหาร ส่วนใหญ่จะเป็นน้ำอัดลมหรือที่เรียกว่า Soft Drink ซึ่งจะไม่รวมเครื่องดื่มที่มีแอลกอฮอล์ เรื่องที่ต้องสอบถามด้วยคือค่าเปิดขวดเมื่อมีการนำเครื่องดื่มจากข้างนอกเข้าไป
2. พูดคุยในรายละเอียด
- ก่อนวันงานประมาณ 1-2 เดือน ควรเข้าไปคุยรายละเอียดต่างๆ กับตัวแทนฝ่ายขายที่คอยดูแลอำนวยความสะดวกของงานอีกครั้ง โดยคุยให้ลึกถึงรายละเอียดในจุดต่างๆ มากขึ้น ดังนี้...
- เมนูอาหาร หลังจากที่พิจารณาเลือกรายการอาหารจากข้อมูลที่ขอทางโรงแรมไว้ตั้งแต่วันที่มาพูดคุยครั้งก่อนตอนนี้ต้องแจ้งถึงรายการอาหารที่ตัดสินใจเลือก
- การตกแต่งห้องจัดเลี้ยง ส่วนใหญ่ทางโรงแรมจะมีรูปภาพจากงานที่เคยทำมาก่อนให้ชม คู่บ่าวสาวสามารถเลือกแบบของซุ้มดอกไม้ เลือกชนิดดอกไม้และโทนสีรวมทั้งการโยงผ้า ประดับฟลาวเวอร์บอลเพิ่มในบางจุด การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งของฟลาวเวอร์สแตนด์ น้ำแข็งแกะสลัก เพื่อให้เข้า Theme งาน ซึ่งหากต้องปรับหรือเปลี่ยนต้องแจ้งและระบุถึงสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจนทางโรงแรมจะได้ตระเตรียมความพร้อมอย่างไม่ผิดพลาด
- รูปแบบการจัดวางโต๊ะในงานจะมีความสำคัญมาก สำหรับงานเลี้ยงแบบบุฟเฟ่ต์และโต๊ะจีน ปกติแล้วทางโรงแรมจะมีรูปแบบของการจัดวางมาอธิบายว่า โต๊ะจำนวนเท่าไหร่ ตำแหน่งจะจัดวางโต๊ะอย่างไร จัดอาหารไว้ตรงไหน ส่วนงานเลี้ยงสไตล์ค๊อกเทลจะเน้นเรื่องของรูปแบบการจัดวางอาหาร ซุ้มอาหารจะวางมุมไหนให้เหมาะกับจำนวนแขกในงาน รวมถึงซุ้มเค้กหรือหากต้องการให้มีเชมเปญทาวเวอร์หรือฟลอร์เต้นรำจะได้จัดตำแหน่งที่ตั้งให้เหมาะสมด้วย
- เวทีและการตกแต่ง โดยทั่วไปทางโรงแรมจะมีจุดที่สามารถจัดเป็นเวทีในห้องจัดเลี้ยงได้หลายมุม หลังจากเลือกที่เหมาะกับรูปแบบของงานได้แล้วให้เลือกรูปแบบการตกแต่งว่าต้องการมีดอกไม้มากน้อยเพียงใด
- รูปแบบป้ายชื่อคู่บ่าวสาวเป็นแบบไหน หากมีแบบที่ชอบในใจให้บอกกับทางโรงแรมได้เลยจะได้ทราบว่าทางโรงแรมสามารถจัดให้ได้หรือไม่หรือต้องปรับอย่างไร
- รูปแบบเค้กแต่งงาน ระบุให้ละเอียดว่าอยากได้เค้กชั้นทรงอเมริกันหรือแบบแยกชิ้นวางบนฐาน ต้องการเค้กกี่ชั้น ต้องการให้เป็นเนื้อเค้กจริงกี่ชั้น และต้องการรายละเอียดบนตัวเค้กแบบไหนสีอะไร ส่วนใหญ่หากเลือกเป็นแพคเกจจัดเลี้ยง ทางโรงแรมจะมีแบบให้เลือกอยู่แล้ว แต่หากมีแบบในใจที่อยากได้จะต้องบอกรายละเอียดให้ชัดเจน
- ป้ายชื่อตั้งบนโต๊ะ หากต้องมีสามารถขอให้ทางโรงแรมช่วยจัดทำให้ โดยต้องให้รายชื่อให้กับทางโรงแรมเพื่อจัดเตรียมของแถมอื่น ๆ จากทางโรงแรม เช่น สมุดประสาทพร และกล่องรับซอง ส่วนใหญ่โรงแรมจะมีแบบสำเร็จรูปอยู่แล้ว หากต้องการที่จะตกแต่งเพิ่มเติมให้ขอรับจากทางโรงแรมมาตกแต่งก่อนได้
- ส่วนช่อดอกไม้ติดหน้าอกและมาลัยบ่าวสาว ทางโรงแรมจะมีแบบให้เลือกว่าอยากได้แบบไหน เป็นสีอะไร จำนวนเท่าไหร่
- แสง สี เสียงในงาน สอบถามให้เข้าใจว่าระบบแสง สี เสียง ในห้องจัดเลี้ยงเป็นอย่างไร เพื่อจะได้นำมาวางแผนจังหวะการเปิดไฟ หรี่ไฟ ควบคุมเสียงการเปิดเพลง เปิดพรีเซนเทชั่นในแต่ละช่วงเวลาของงานเลี้ยงได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งสอบถามว่าทางโรงแรมมีอุปกรณ์อะไรให้บ้างและมีจำนวนเท่าใด เช่น เครื่องฉายพรีเซนต์เทชั่น เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือโน๊ตบุ๊ค จอฉายพรีเซเทชั่น ไมค์โครโฟน
- องค์ประกอบเสริมอื่น ๆ หากคู่บ่าวสาวมีเดียวเสริม ต้องการนำอุปกรณ์อื่น ๆ เข้ามาติดตั้ง ต้องบอกทางโรงแรมไว้ล่วงหน้าว่าจะนำอะไรเข้าไปและตั้งไว้ตรงไหนบ้าง เช่น มิลเลอร์บอล ไฟหยดน้ำ หรือจะเป็นเรื่องเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ ไวน์ เบียร์ หรือของชำร่วย ที่จะนำไปฝากไว้ที่โรงแรมล่วงหน้า
- ลำดับขั้นตอนในงาน ทำสำเนาลำดับขั้นตอนพิธีการต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในงานมอบให้ทางโรงแรมอย่างน้อย 1 ชุด มอบให้ในวันพูดคุยรายละเอียดเพื่อให้เจ้าหน้าที่ของทางโรงแรมช่วยประสานงานให้ แต่ถ้ายังไม่มีสามารถขอให้ทางโรงแรมช่วยทำสคริปต์ลำดับขั้นตอนให้ได้เช่นกัน
- ค่าใช้จ่ายและการชำระเงิน เป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องคุยให้ชัดเจนทั้งส่วนของค่าใช้จ่ายในการจัดเลี้ยงที่เป็นราคาต่อหัวต่อท่าน จำนวนแขกขั้นต่ำที่ตกลงกับทางโรงแรมและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าดอกไม้พิเศษที่ขอให้จัดเพิ่ม ค่าเปิดขวด ค่าตกแต่งงานเพิ่มในบางจุด โดยปกติโรงแรมจะทำสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดออกมา และขอให้วางมัดจำเพื่อเป็นการยืนยันการจัดงาน จากนั้นต้องสอบถามถึงการชำระเงินหลังเลิกงานเพราะบางโรงแรมอาจต้องการให้ทำเป็นแคชเชียร์เช็คไปให้เอกสารยืนยันการจัดงานก่อนการวางมัดจำยืนยันการจัดงาน ควรให้โรงแรมช่วยแนบเอกสารยืนยันรายละเอียดการจัดงานทั้งหมดมาให้ตรวจสอบความถูกต้อง ทั้งด้านราคา รายการอาหาร และรายละเอียดอื่นๆ ทั้งหมดที่ได้พูดคุยกันหลังจากเซ็นต์รับทราบในเอกสารบ้างเพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน
